Nalytics Preserve & Gosschalks

Achtergrond

Gosschalks is een toonaangevend full-service commercieel advocatenkantoor met een klantenbestand in het hele VK. Hun klanten bestrijken een breed scala aan sectoren en disciplines – van grote PLC's tot kleine bedrijven.

Het beheren van verouderde gegevens is vaak een probleem voor advocatenkantoren. Het wordt meestal opgeslagen in verouderde IT-systemen die vaak het risico lopen op slechte prestaties en onherstelbare storingen, wat kan leiden tot verlies van intellectueel eigendom, reputatieschade en verminderd vertrouwen van de klant.

Naarmate verouderde IT-systemen verouderen, zijn ze niet alleen niet meer in staat om te voldoen aan de huidige best practices op het gebied van beveiliging, zoals multifactorauthenticatie, eenmalige aanmelding en op rollen gebaseerde toegang, maar nemen ook de beveiligingsrisico's toe omdat ze mogelijk onvoldoende audittrails of versleutelingsmethoden.

Uitdaging

Gosschalks' uitdaging was om een ​​geschikte bibliotheek te bieden voor hun gebruikers om toegang te houden tot belangrijke historische documenten na de introductie van een nieuw Legal Practice Management System.

Om de risico's die aan een dergelijk proces zijn verbonden te verkleinen, moet elke nieuwe oplossing voor hun oude documentbibliotheek kosteneffectief en veilig zijn, de documentintegriteit respecteren en snelle en eenvoudige toegang voor hun gebruikers mogelijk maken.

Het bedrijf gebruikte eerder iManage als hun kernoplossing voor documentbeheer. Gosschalks was op zoek naar een robuuste oplossing voor hun legacy-documenten, zonder alle licenties en hardware te hoeven onderhouden die nodig zijn om hun iManage-infrastructuur de komende jaren te behouden.

De zakelijke nalevingsvereiste was om deze verouderde gegevens te behouden en te onderhouden als een archief van documenten, e-mails en bijlagen, samen met alle bijbehorende metagegevens.

Gosschalks had een effectieve methode nodig om dit te bereiken, zonder de bijbehorende kosten en overhead die gepaard gaan met het onderhouden van hun bestaande iManage on-premise infrastructuur. Hun verouderde documentbibliotheek, verworven in de afgelopen 20 jaar, moest tot 8 jaar na de implementatie toegankelijk zijn voor hun gebruikers. Gosschalks had meer dan 8 miljoen documenten verzameld, wat neerkomt op bijna een terabyte (TB) aan volledig geïndexeerde gegevens in hun iManage-systeem.

Oplossing

Nalytics Preserve werd door Gosschalks gekozen als een veilige oplossing voor hun verouderde gegevens.

Nalytics Preserve is ontwikkeld door Nalanda Technology en biedt een veilige opslagplaats van gearchiveerde verouderde gegevens in een gemakkelijk doorzoekbare cloudgebaseerde applicatie.

Steve Savage, Partner - Hoofd IT en ontwikkeling bij Gosschalks zegt: -

We waren op zoek naar een robuuste oplossing voor onze oude documenten zonder alle licenties en hardware te hoeven onderhouden die nodig zijn om onze iManage-infrastructuur de komende jaren te behouden.

 

Nalytics Preserve biedt ons een gebruiksvriendelijke, snelle en effectieve manier om toegang te krijgen tot al onze verouderde documenten en deze te doorzoeken, zodat we gemakkelijk kunnen vinden wat we nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke vereisten, waaronder de AVG, en ons bewaarbeleid.

 

We hebben met Nalanda samengewerkt om het zoekproces te verfijnen op basis van onze specifieke vereisten. De oplossing bevat een op maat gemaakte "materiespecifieke" documentzoekinterface en dit verbetert onmiddellijk de 'doorzoekbaarheid' van onze gegevens van iManage - dit heeft de acceptatie door gebruikers aanzienlijk bevorderd en de trainingskosten geminimaliseerd.

Margaret Warrington, Product Manager bij Nalanda Technology voegt toe: –

Door nauw samen te werken met Steve en het Gosschalks-team konden we hen een effectieve oplossing bieden om eenvoudig hun oude gegevens te doorzoeken, openen en beheren. We wilden ervoor zorgen dat gebruikers de overgang zo gemakkelijk mogelijk vonden, dus hebben we de Nalytics Preserve-oplossing verfijnd om weer te geven hoe hun gebruikers eerder met iManage omgingen.

Resultaat

Nalytics Preserve werd uitgerold naar de hele praktijk en bood gemakkelijke en veilige toegang tot meer dan 8 miljoen documenten en in totaal 1 TB aan gegevens.

Alle documenten en de bijbehorende metadata zijn nu veilig opgeslagen en toegankelijk via een enkele cloudgebaseerde service die naadloos is geïntegreerd in hun huidige juridische dienstenplatform.

De volledige migratie naar Nalytics Preserve heeft Gosschalks in staat gesteld om aanzienlijke middelen vrij te maken binnen zijn op VMWare gebaseerde omgeving, die in de toekomst zullen worden gebruikt om aanvullende oplossingen te bieden zonder dat verdere investeringen in nieuwe hardware nodig zijn.

Het bedrijf hoeft geen tijd meer te besteden aan het beheren van enorme hoeveelheden gegevens binnen hun lokale omgeving, wat tijdrovend en kostbaar was.

Steve zegt: -

Nalytics heeft ons in staat gesteld om alles te migreren naar een veilige en intuïtieve omgeving met bijna geen overhead in termen van beheertijd en tegen een fractie van de kosten.

Nalytics levert een heel nette en intuïtieve oplossing voor onze oude documentbehoeften. Het heeft ons niet alleen een intuïtieve manier geboden om nauwkeurig historische gegevens te doorzoeken, maar het heeft ons ook in staat gesteld om aanzienlijke besparingen te realiseren op het gebied van infrastructuur en overheadkosten voor gegevensbeheer.

Tijdens het ontwikkelingsproces was het team van Nalanda fantastisch. Ze waren altijd bereid om naar onze exacte behoeften te luisteren en presteerden constant boven verwachting.

Het lijdt geen twijfel dat Nalytics onze advocaten helpt om onze hoge normen van klantenservice te behouden en dat zal de komende jaren blijven doen. Al met al een zeer solide, capabele en betrouwbare oplossing voor onze behoeften en zeker nu in deze huidige cloudgebaseerde werkomgeving.

Steve voegt eraan toe: -

Technologie moet waarde toevoegen, kernwaarden aanvullen en aansluiten bij de eisen van een bedrijf – Nalytics Preserve heeft dit allemaal voor ons gedaan en meer.

Belangrijkste resultaten

• Aanzienlijk lagere IT-infrastructuurkosten.
• Beheer van tijdsbesparing met meer focus op klantwaardeprojecten.
• Verhoogde efficiëntie en productiviteit rond het beheer van verouderde gegevens.
• Minder risico op niet-naleving en cyberincidenten.
• Verbeterd flexibel werken met een cloudgebaseerde oplossing.