Nalytics Search & Redact

PERSOONLIJK IDENTIFICEERBARE INFORMATIE (PII) VAN DERDEN DIE NIET MAG WORDEN BEKENDMAAKT AUTOMATISCH REDACTEREN

Redigeren is essentieel om persoonlijke en gevoelige informatie uit documenten te beschermen en te verwijderen voordat ze worden verspreid. Het wordt gebruikt door de overheid, wetshandhavers, grote en kleine bedrijven en zelfs individuen om bepaalde stukjes informatie te beschermen. De informatie die aan het zicht wordt onttrokken, kan namen, adressen, burgerservicenummers, geboortedata, etniciteit, politieke of religieuze overtuigingen, gezondheidsgerelateerde informatie, handelsgeheimen, geclassificeerde nationale geheimen, enzovoort zijn.

Binnen de juridische sector redigeren advocaten routinematig delen van documenten die moeten worden overhandigd tijdens het ontdekkingsproces in civiele rechtszaken. Deze doorhalingen worden gedaan om het privilege van advocaat en cliënt, het werkproduct van advocaten voor cliënten, commercieel gevoelige informatie en informatie die niet relevant is voor het proces te beschermen. Andere redacties zijn vereist door de rechtbanken zelf, om persoonlijke informatie zoals burgerservicenummers te beschermen tegen misbruik.

Redactie is vaak nodig om te voldoen aan bijvoorbeeld de AVG (General Data Protection Regulation), CCPA (California Consumer Privacy Act) en PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). De combinatie van juridische kosten, boetes, boetes, en verlies van consumentenvertrouwen kan fataal zijn, zelfs voor grote bedrijven, en kan kleine bedrijven tot faillissement dwingen.

Redactie is de scheiding van openbaarbare en niet-openbaarbare informatie door afzonderlijke woorden, zinnen of alinea's te blokkeren of hele pagina's of secties te verwijderen voordat het document wordt vrijgegeven.

– Het Information Commissioner's Office (ICO)

Vóór computersystemen omvatte het redactieproces veel items en methoden, waaronder vloeibaar papier, zwarte stiften, scharen en kopieerapparaten. Toen de technologie het delen van documenten via elektronische middelen mogelijk maakte, was de mogelijkheid om te redigeren een noodzakelijke functie waar veel bedrijven om vroegen.

Wat maakt Nalytics Search & Redact anders?

Nalytics Search & Redact zorgt voor automatische redactie van gevoelige of vertrouwelijke informatie.

Het is een cloudgebaseerde oplossing en biedt een gebruiksvriendelijke, uitgebreide set tools waarmee tekstuele en grafische inhoud snel en volledig kan worden geredigeerd. Dit omvat niet alleen inhoud in Microsoft-bestanden, zoals Word of Excel, maar ook e-mails en hun bijlagen, tekstbestanden, pdf's, enzovoort. Afbeeldingen en gescande documenten kunnen ook worden bewerkt.

Functionaliteit binnen Nalytics Search & Redact omvat het automatisch aanmaken en zippen van geredigeerde bestanden voor distributie, waardoor het snel, gemakkelijk en beheersbaar is om ze te leveren.

Een dashboard biedt beknopte informatie over de redactieverzoeken van een gebruiker en markeert degenen die hun vervaldatum naderen of overschrijden. Beheerders hebben extra Dashboard-mogelijkheden, waaronder een overzicht van alle redactieverzoeken en nalevingsstatistieken van uw organisatie.

De tagging-functionaliteit stelt gebruikers ook in staat om bestanden te markeren, bijvoorbeeld als vereisende follow-up, of voltooide beoordeling/redactie.

Waarom Nalytics zoeken en redigeren?

• Biedt de structuur en workflows waarmee organisaties hun documenten op een efficiënte en conforme manier kunnen redigeren.
• De meeste bestandstypen worden ondersteund; het is niet nodig om vooraf naar PDF te converteren.
• Maakt directe verzameling van gegevens mogelijk via verschillende connectoren naar systemen van derden, zoals SharePoint.
• Ondersteunt één of duizenden documenten tegelijk.
• Dankzij de 'zifting'-mogelijkheid kunnen specifieke documenten worden geselecteerd om uit een grotere verzameling te redigeren. Zeeffuncties zijn onder meer:
  • HET VINDEN VAN DOCUMENTEN DIE GESPECIFICEERDE WOORDEN OF ZINNEN BEVATTEN EN ALTERNATIEVEN EN SYNONIEMEN VOOR DEZE WOORDEN/ZINNEN
  • METADATA ZOEKEN OM DOCUMENTEN TE VINDEN MET BEPAALDE NAMEN, VAN EEN BEPAALD TYPE OF VAN EEN SPECIFIEKE AUTEUR
  • RESULTATEN BEPERKEN OP DATUM
  • UITSLUITING VAN E-MAILS NAAR EN/OF VAN SPECIFIEKE E-MAILADRESSEN EN MET SPECIFIEKE TEKST IN HET E-MAILONDERWERP
• Krachtige en gebruiksvriendelijke redactiemogelijkheden stellen gebruikers in staat informatie te beschermen die niet mag worden verspreid zonder afbreuk te doen aan de gegevens die moeten worden gedeeld. Redactiefuncties zijn onder meer:
  • MOGELIJKHEID OM AUTOMATISCH PERSOONLIJKE GEGEVENS ZOALS NAMEN, E-MAILADRESSEN EN NI-NUMMERS IN DE VOLLEDIGE GEGEVENSSET TE BEWERKEN
  • AD-HOC REDACTIE/UN-REDACTIE VAN WOORDEN EN ZINNEN IN EEN ENKEL BESTAND OF OVER DE GEGEVENS DIE ALS GEHEEL ZIJN
  • REDACTIE IN DE VRIJE HAND MET TEKENGEREEDSCHAP OM BEELDEN EN GROTERE TEKSTBLOKKEN TE BEWERKEN