Nalytics SAR's & Bradford Council

Achtergrond

City of Bradford Metropolitan District Council is de lokale overheid van Bradford in West Yorkshire.

In overeenstemming met het beleid van de Raad met betrekking tot verzoeken om toegang van gegevenssubjecten (SAR's), hebben 'betrokkenen' het recht om toegang te vragen tot hun persoonsgegevens die door de Raad worden verwerkt op grond van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van het VK. Naar aanleiding van een SAR zal de Raad, tenzij een ontheffing van toepassing is, betrokkenen een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die de Raad verwerkt.

Uitdaging

Als onderdeel van de wettelijke en nalevingsvereisten van Bradford Council onder de AVG, is de Council verplicht om te reageren op elk Subject Access Request (SAR) binnen de verplichte AVG-deadline van één maand.

Binnen de Council reageert het Corporate Information Governance-team doorgaans op ongeveer 400 SAR's per jaar. SAR-responsactiviteiten, zoals het verzamelen van gegevens en het zoeken naar en redigeren van persoonlijk identificeerbare informatie (PII), waren meestal handmatig en daarom arbeidsintensief.

Om SAR-verzoeken efficiënter en met toenemende hoeveelheden SAR's te kunnen beheren, heeft de Raad besloten te zoeken naar mogelijke softwareoplossingen. Idealiter wilden ze dat technologie zoveel mogelijk aspecten van het SAR-proces zou stroomlijnen en automatiseren.

Het resultaat

Na een aanbestedingsprocedure door de Raad werd Nalytics SAR's gekozen als de voorkeursoplossing.

Nalytics SAR's, ontwikkeld door Nalanda Technology, zorgen voor snelle en conforme reacties op toegangsverzoeken van subjecten. Het biedt een raamwerk waardoor organisaties alle vereiste SAR-activiteiten kunnen uitvoeren, van het samenstellen van gegevens tot het zeven, beoordelen, redigeren en ten slotte het verpakken van gegevens voor verspreiding naar de betrokkene.

Binnen Bradford Council gebruiken HR, Sociale Diensten en andere afdelingen Nalytics SAR's.

Richard Bentley, EDM Manager binnen de IT-afdeling van Bradford Council zei-

We waren aanvankelijk op zoek naar een redactietool - iets dat we op verschillende afdelingen konden gebruiken om snel en gemakkelijk persoonlijk identificeerbare informatie (PII) uit een SAR-reactie te redigeren.

 

Omdat het een aanbestedingsprocedure was, hebben we wel naar andere oplossingen gekeken. Toen we echter de functionaliteit van Nalytics SAR's zagen, realiseerden we ons dat de oplossing niet alleen een redactietool bood, maar ook tal van andere unieke functies, die ons zouden kunnen helpen ons SAR-responsproces aanzienlijk te verbeteren.

 

De redactiefunctionaliteit van Nalytics SAR's stelt gebruikers in staat om verschillende soorten documenten te zoeken en te redigeren. Dit omvat niet alleen Microsoft-bestanden, zoals Word of Excel, maar ook e-mails en hun bijlagen, tekstbestanden, pdf's, enzovoort. Afbeeldingen en gescande documenten kunnen ook worden bewerkt. Nalytics heeft 'OCRing'-functionaliteit beschikbaar en hiermee kunt u afbeeldingen en gescande documenten naar tekst converteren zodat deze ook hierin kan zoeken.

Richard voegt toe-

Het onboardingproces was pijnloos en de training en ondersteuning van Nalanda Technology was ongeëvenaard. Nalytics SAR's zijn zo gemakkelijk te gebruiken.

 

Bij elke nieuwe release demonstreert Nalanda graag een van de nieuwe functies aan ons. Ze moedigen onze feedback aan over bestaande functionaliteit en suggesties voor andere functies die we in de toekomst misschien aan de oplossing toegevoegd willen zien.

Margaret Warrington, productmanager bij Nalanda Technology voegt toe-

Het was een genoegen om het team van Bradford Council aan boord te hebben. We zijn verheugd dat ze tastbare voordelen ondervinden van het gebruik van de oplossing en zijn verheugd te kunnen zeggen dat hun feedback ons ​​heeft geholpen bij het valideren en toevoegen van nieuwe functies aan de productroadmap.

Resultaten

Nij Basi, Information Governance Manager bij Bradford City Council vatte de voordelen samen van het gebruik van Nalytics SAR's binnen hun afdeling-

Sinds we Nalytics SAR's gebruiken, hebben we minder tijd en moeite besteed aan het handmatig redigeren van namen en initialen van derden. Dit kostte veel tijd en de software bewerkt elke naam in alle documenten die in een SAR zijn opgenomen. Hierdoor heeft u meer tijd om u te concentreren op woordgroepen of zinnen in documenten die moeten worden geredigeerd als de informatie over iemand anders gaat.

 

Alle HR SAR's zijn op tijd verzonden, zo niet voor de deadline, en we hebben sinds het gebruik van de software geen verlenging van HR SAR's aangevraagd. Dit is natuurlijk allemaal gerelateerd aan de grootte van de SAR, maar de software heeft het redactieproces een stuk sneller en tijdbesparend gemaakt voor de kleinere verzoeken, wat betekent dat we ons aan deadlines hebben gehouden voor de grote en complexe SAR's die we voorheen moeilijk zouden vinden

 

Het handigste is dat wanneer ik aan 4 of 5 SAR's tegelijk werk, ik geen tijd verspil aan het onthouden van waar ik aan toe was bij het redigeren van een document. Het gebruik van Nalytics SAR's heeft de tijd gehalveerd om uit te zoeken tot welk punt ik was gekomen met de eenvoudige checklist-functie, namelijk 'document nog in uitvoering' of 'klaar voor beoordeling'

 

De lay-out van het systeem heeft het gemakkelijker gemaakt om te weten hoeveel bestanden nog moeten worden geredigeerd en hoeveel dagen er nog zijn tot de deadline, wat tijd heeft bespaard bij het organiseren van alle SAR's.

 

De snelheid waarmee we een document kunnen redigeren en controleren is zeker verbeterd en zorgt voor meer aandacht voor detail. Het proces van het zippen van de bestanden en het opslaan in mappen is een stuk eenvoudiger en efficiënter gemaakt.

 

Over de afdelingen heen heeft de Bradford Council ervaren dat er minder tijd is besteed aan hun SAR-reactieproces.

Het verzamelen en redigeren van gevoelige informatie die nodig is voor een SAR-reactie met behulp van Nalytics SAR's, helpt ons om efficiënt te zoeken naar persoonlijk identificeerbare informatie en automatisch gevoelige informatie te redigeren.

Voor Bradford Council stelt het gebruik van Nalytics SAR's hen in staat om gemakkelijk te voldoen aan hun wettelijke en nalevingsvereisten, inclusief de AVG-reactietermijn van één maand.

nij voegt toe-

Met behulp van Nalytics SAR's hebben we minder tijd en moeite besteed aan het reageren op toegangsverzoeken van betrokkenen.

 

“Door de verzamelde gegevens uit onze IT-systemen te kunnen doorzoeken om alleen die documenten te vinden die relevant zijn voor de SAR, is het aantal documenten dat we moeten beoordelen verminderd. Met de automatische redactie van Nalytics SAR's kunnen we afzonderlijke termen of hele categorieën gegevens in de volledige set documenten redigeren, waardoor we tijd besparen en de kans verkleinen dat we iets missen. Er zijn beeldredactietools beschikbaar om redactie toe te passen op beeldbestanden en gescande documenten, zelfs als ze niet 'OCR-d' zijn.

 

Een snel, intuïtief gebruiksvriendelijk platform, het is alles wat we nodig hebben om onze nalevingsvereisten te ondersteunen.

Belangrijkste resultaten

• Het gebruik van Nalytics SAR's verkort de tijd aanzienlijk bij het werken aan 4-5 SAR's tegelijk.
• Versnelde de reactietijd op een SAR.
• Het SAR-reactieproces van begin tot eind is gestroomlijnd; productiviteit tussen afdelingen is verbeterd.
• Er zijn meer SAR's op tijd verzonden, zo niet voor de AVG-deadline.
• Het risico op handmatige fouten bij het opnemen van gevoelige informatie/afbeeldingen wordt aanzienlijk verminderd, omdat het hele SAR-reactieproces is geautomatiseerd.