Nalytics SAR's en Thorntons

Achtergrond en behoefte

Toonaangevend Schots advocatenkantoor Thorntons heeft Nalytics SAR's geïmplementeerd om hun reacties op toegangsverzoeken van betrokkenen effectief te beheren

Thorntons Law is een van de grootste Schotse full-service juridische en vastgoedkantoren. Ze werden 150 jaar geleden opgericht en hebben nu een netwerk van kantoren in Dundee, Edinburgh, Glasgow, Angus, Fife en Perth, met 57 partners die worden ondersteund door meer dan 450 collega's op 11 locaties.

Thorntons erkende de digitale data-uitdaging en benoemde een nieuwe directeur van Data Protection Services, de eerste rol in zijn soort bij het bedrijf – zegt Morgan O'Neill:

Bedrijven opereren in een digitale economie die wordt gevoed door persoonlijke gegevens. Gegevensbescherming is recentelijk in de schijnwerpers gekomen met de introductie van nieuwe AVG-richtlijnen en spraakmakende handhavingsacties van de ICO, met aanzienlijke financiële boetes en reputatieschade voor de betrokken partijen tot gevolg. Individuen zijn zich steeds meer bewust van hun rechten op grond van de gegevensbeschermingswetgeving en de vereisten van gegevensbeheerders en gegevensverwerkers om de gegevens die ze met hen delen te beschermen.

Een belangrijk gevolg van de AVG en dit nieuwe bewustzijn is de toename van toegangsverzoeken van betrokkenen die door organisaties wordt ervaren, waarbij individuen recht hebben op toegang tot welke persoonlijke gegevens van hen binnen organisaties worden bewaard en hoe deze worden gebruikt. Na ontvangst van dergelijke verzoeken moeten bedrijven binnen één tot drie maanden kosteloos voldoen.

Thorntons heeft ervaring met zowel SAR's binnen het bedrijf als met het namens hun klanten reageren op dergelijke verzoeken, wat hen een waardevol inzicht geeft in de druk die daarmee gepaard gaat.

Zegt IT-directeur Sarah Blair:

De persoonlijke gegevens van een individu kunnen in vele vormen voorkomen in een divers IT-landschap. Dit maakt het een enorme uitdaging om die records boven water te krijgen, hun geldigheid te controleren, omliggend gevoelig materiaal te redigeren en binnen de gestelde termijn een reactie terug te sturen naar de Betrokkene. Het is een resource-intensieve activiteit die geen core business is.” Thorntons heeft een lange reputatie als voortrekker in het nastreven en toepassen van nieuwe technologieën ter ondersteuning van de juridische sector. Sarah Blair vervolgt:

 

Ontluikende hoeveelheden ongestructureerde big data die mogelijk persoonlijke informatie bevatten, betekent dat het essentieel is om technologie in te zetten om ons digitale landschap te doorzoeken en alleen de relevante informatie op te sporen om de SAR te verwerken. We zijn een samenwerking aangegaan met het lokale bedrijf Nalanda Technology met behulp van hun Nalytics-zoek- en ontdekkingsplatform om een ​​gerichte SAR-oplossing op de markt te brengen.

Oplossing en resultaat

Dit nieuwe SARs-technologieplatform stelt Thorntons in staat om de SAR-details in te voeren, alle relevante vermeldingen uit de dataset terug te halen, en biedt vervolgens een redactie- en validatieomgeving, voordat de definitieve set records wordt gecomprimeerd voor distributie naar de aanvrager.

Sarah voegt toe-

Doordat het hele SAR-proces is geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk, door een wizard aangedreven platform, wordt het reactieproces aanzienlijk versneld en worden onze bijbehorende investeringen in resources verminderd, en we hebben het vertrouwen dat we alle relevante gegevens kunnen vinden. Over het algemeen geeft dit ons de beste kans om te voldoen aan onze GDPR SAR-complianceverplichtingen.