Nalytics SAR's voor HR

AVG & HR

Sinds de AVG van kracht is geworden, kan iedereen toegang vragen tot de persoonlijke informatie die uw organisatie over hen opslaat en leren hoe deze wordt gebruikt.

Simpel gezegd, als uw bedrijf informatie over een persoon heeft, kan deze om toegang tot deze gegevens vragen.

Deze verzoeken - zogenaamde subject access requests (SAR's) - moeten binnen een maand worden voltooid om te voldoen aan de AVG.

Wat betekent dit voor HR-professionals?

Vaak stuurt een (ex-)medewerker een SAR door naar de HR-afdeling en moet u, samen met (potentieel) andere afdelingen, de informatie verzamelen die nodig is om tijdig op de SAR te kunnen reageren.

U kunt met een aantal verschillende online en offline systemen werken om de persoonlijke gegevens van uw personeel op te slaan, en als gevolg daarvan moet u documenten in een groot aantal formaten doorzoeken. Dit kunnen records zijn die zijn opgeslagen in uw HR-software, e-mails die zijn opgeslagen op uw server, spreadsheets of informatie van gedeelde schijven. Het kunnen ook handmatige gegevens zijn, zoals papieren dossiers en dossiers.

Hierdoor kan het voor sommige SAR's enorm veel tijd kosten om op een nauwkeurige en uitgebreide manier te reageren, omdat dit meestal handmatig wordt gedaan - een eenvoudig verzoek om informatie kan uren, zo niet dagen duren om te reageren.

Gevolgen van niet-naleving

De Information Commissioner's Office (ICO) heeft de bevoegdheid om organisaties die schuldig zijn bevonden aan een datalek te beboeten.

Het is belangrijk om de implicaties voor uw bedrijf of organisatie te overwegen als de ICO besluit dat u een SAR niet correct hebt afgehandeld. Naast de financiële schade van een mogelijk aanzienlijke boete, kan ook de reputatie van uw bedrijf worden aangetast, wat gemakkelijk van invloed kan zijn op uw inspanningen op het gebied van werving en personeelsbehoud.

Wat is de oplossing?

Nalytics SARs, ontwikkeld door Nalanda Technology, is een cloudgebaseerde oplossing die snelle en conforme reacties op toegangsverzoeken van personen mogelijk maakt.

De oplossing is geaccrediteerd voor ISO 9001 en ISO 27001 en biedt een raamwerk waarmee organisaties alle vereiste SAR-activiteiten kunnen uitvoeren, van het samenstellen van gegevens, door te zoeken om alleen die documenten te vinden die relevant zijn voor de SAR, beoordeling van deze documenten, redactie van gevoelige informatie en ten slotte verpakking van gegevens voor verspreiding naar de aanvrager.

De Nalytics SAR's-oplossing verkort de verwerkingstijd van SAR's aanzienlijk.

Met behulp van Nalytics SAR's hebben we minder tijd en moeite besteed aan het reageren op toegangsverzoeken van subjecten. Alle HR SAR's zijn op tijd verzonden, zo niet voor de deadline, en we hebben sinds het gebruik van de software geen verlenging van HR SAR's aangevraagd. Een snel, intuïtief gebruiksvriendelijk platform, het is alles wat we nodig hebben om onze compliance-eisen te ondersteunen.”

– Nij Basi, Manager Informatiebeheer – Bradford Council

Wat maakt Nalytics SAR's anders?

Het lokaliseren en redigeren van persoonlijke gegevens met betrekking tot een persoon is snel en eenvoudig

Met onze oplossing kunt u snel en gemakkelijk zoeken in uw gestructureerde en ongestructureerde documenten, bestanden en e-mails om de gegevens van het 'subject' te vinden, en automatisch alle PII van derden (persoonlijk identificeerbare informatie) die niet openbaar mag worden gemaakt, bewerken. Dit omvat niet alleen Microsoft-bestanden, zoals Word of Excel, maar ook e-mails en hun bijlagen, tekstbestanden, pdf's, enzovoort. Afbeeldingen en gescande documenten kunnen ook worden bewerkt.

Nalytics SAR's vermindert de tijd die u besteedt aan het zoeken naar persoonlijke gegevens aanzienlijk en verwijdert automatisch gevoelige informatie die bij handmatig zoeken over het hoofd zou kunnen worden gezien.

Zorg ervoor dat relevante documenten direct beschikbaar zijn voor openbaarmaking

Nalytics biedt automatische redactie van gevoelige of vertrouwelijke informatie. Censureer deze informatie in de eigen documentviewer of door rechtstreeks te redigeren vanuit een kopie van het originele brondocument.

Waarom Nalytics SAR's?

• Verbeter en stroomlijn uw SAR-reactieproces
• Verhoog de productiviteit en bespaar tijd en geld bij het invullen van SAR-reacties.
• Voldoe eenvoudig aan uw wettelijke en nalevingsvereisten, inclusief de AVG-reactietermijn van één maand.
• Minder tijd besteed aan het identificeren en beoordelen van alle relevante records en het redigeren van bekende PII-gegevens.
• Het risico op handmatige fouten bij het opnemen van gevoelige informatie/afbeeldingen wordt aanzienlijk verminderd, omdat het hele SAR-reactieproces is geautomatiseerd.
• Een snelle, gebruiksvriendelijke, wizardgestuurde oplossing om uw SAR-reactieproces te beheren.

* Uw antwoorden zijn volledig anoniem en de verzamelde informatie is puur voor marktonderzoeksdoeleinden voor Nalanda Technology.

De snelheid waarmee ik een document kan redigeren en controleren is zeker verbeterd en zorgt voor meer aandacht voor detail... Nalytics SAR's heeft de tijd gehalveerd bij het werken aan meerdere SAR's.

– HR-functionaris – Bradford Council