In 2020 ontving de Autoriteit Persoonsgegevens maar liefst 23,976 datalekmeldingen. Daarmee gaat Nederland samen met Duitsland aan kop wat betreft het aantal meldingen in Europa. Werk aan de winkel dus!
Hoewel mensen bij datalekken nog vaak denken aan hackers met criminele bedoelingen worden ze in werkelijkheid vaak veroorzaakt door menselijke fouten. Een datalek is per definitie niets meer dan gevoelige gevens die terechtkomen op een plek waar ze niet horen. Dit kan zijn door een mails of poststuk die per ongelijk verkeerd is geadresseerd, een kwijtgeraakte telefoon of emailbijlagen waarin gegevens van derden blijken te staan. Die eerste twee voorbeelden zijn een kwestie van slordigheid en ontstaan bijvoorbeeld op plekken met een hoge werkdruk. Het laatste voorbeeld lijkt gemakkelijk op te lossen, maar kan in de praktijk toch grote uitdagingen met zich meebrengen.
Wanneer je bestanden of een collectie aan bestanden via de mail moet versturen dan moet je deze eigenlijk altijd uitgebreid checken op de aanwezigheid van gevoelige data. Daarbij moet worden beoordeeld of de ontvanger deze informatie wel mag inzien waarna er al dan niet moet worden ‘geblacklined’. Bij een enkel textbestand is dit natuurlijk te overzien. Maar wat als je regelmatig tal van bestanden moet rondsturen in uiteenlopende bestandsformaten?
Ten eerste is het zeer tijdrovend om alle bestanden pagina voor pagina door te lezen en te scannen op bepaalde termen, nummers, namen of andere gevoeligheden. Daarnaast bezit lang niet iedereen de juiste software om gemakkelijk stukken tekst te redigeren. Laat staan als delen van afbeeldingen geredigeerd moeten worden.
Wat is de oplossing?
De afgelopen twee jaar hebben wij nauw samengewerkt met advocatenkantoren, FG’s van grote bedrijven, lokale autoriteiten en organisaties in de gezondheidszorg om hun uitdagingen omtrent dit probleem te begrijpen. We realiseerden ons al snel dat we een makkelijke rechttoe rechtaan ‘workflow’ moesten ontwikkelen om gebruikers te ondersteunen in het AVG-proof maken van bestanden.
Deze rechttoe rechtaan oplossing werd de Nalytics Search and Redact (NSR). Met deze cloudoplossing doorloop je een aantal simpele stappen waarna je automatich en ingepakte map downloadt, die klaar is voor verzendig.
Hoe werkt het?
Stap 1– U selecteert de dataset, die u optioneel kunt filteren met onze zoekmachine.
Stap 2 – U selecteert vervolgens de termen die u uit de dataset wilt verwijderen. Dit kunnen persoonlijke namen, e-mailadressen, landen, medische termen, juridische termen en beroepen zijn. De Nalytics Search & Redact biedt je ook de mogelijkheid om zelf woorden of zinnen in te voeren, die de oplossing dan automatisch aanpast.
Stap 3– U kunt alle bestanden controleren in een voorbeeldscherm. U kunt nog preciezer zijn met welke woorden u wel en welke niet wilt bewerken. U kunt bijvoorbeeld ook foto's, handtekeningen of hele alinea's verbergen.
Stap 4– Wanneer u helemaal tevreden bent, kan de gehele dataset worden gedownload. Het is nu vrij van gevoelige informatie en klaar om naar de betreffende partij te worden verzonden.
Lees meer over onze Nalytics Search & Redact-oplossingof book een demoom erachter te komen hoe dit uw organisatie kan helpen.
