Van het ontwikkelen en implementeren van effectieve HR-strategieën en -initiatieven tot het beheren en ondersteunen van wervings- en retentie-inspanningen, naast het behandelen van alle werknemersgerelateerde problemen, u bent cruciaal voor het succes van een organisatie.
Met de introductie van de AVG 4 jaar geleden is het aantal werknemers, ex-werknemers en zelfs sollicitanten dat informatie opvraagt over welke gegevens over hen worden bewaard en hoe deze worden verwerkt, sinds 2018 ongetwijfeld toegenomen.
Deze verzoeken - zogenaamde subject access requests (SAR's) - moeten binnen een maand worden voltooid om te voldoen aan de AVG. Niet-naleving kan ertoe leiden dat de ICO een boete oplegt tot £ 8.7 miljoen of 2% van de totale jaarlijkse wereldwijde omzet.
AVG en zijn definities
De AVG definieert: persoonlijke gegevens als 'alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon'.
Vanuit HR-oogpunt kunnen dit alle persoonlijke gegevens of HR-informatie zijn die over een persoon worden bewaard.
Deze gegevens kunnen het sollicitatiedossier van een werknemer of ex-werknemer zijn, persoonlijk dossier, salarisgegevens, medisch dossier, identiteitsbewijzen zoals rijbewijs of paspoort, en alle informatie die werkgevers over hun werknemer hebben, of het nu gaat om het aannemen/ontslaan, betalen, voordelen bieden, enz. Met andere woorden, alles wat een werkgever verzamelt dat persoonlijke informatie van een werknemer bevat.
De AVG definieert: verwerking als 'persoonsgegevens die geheel of gedeeltelijk met geautomatiseerde middelen (of informatie in elektronische vorm) worden verwerkt, en persoonsgegevens die op niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt', waaronder het verzamelen, opslaan, opnemen, verzamelen, ordenen, wijzigen, ophalen, gebruiken of onthullen.
In een notendop, hoe u informatie gebruikt die u over een persoon opslaat!
Maar ik gebruik HR Management Software voor deze informatie...
Hoewel u misschien al HR-beheersoftware gebruikt, zal een persoon die een SAR indient, alle gegevens willen zien waarin deze worden vermeld, en u kunt met verschillende online en offline systemen werken.
Als gevolg hiervan moet u in documenten in een groot aantal indelingen zoeken. Dit kunnen records zijn die zijn opgeslagen in uw HR-software, e-mails die zijn opgeslagen op uw server, spreadsheets of informatie van gedeelde schijven. Het kunnen ook handmatige gegevens zijn, zoals papieren dossiers en dossiers.
Zoals u zich kunt voorstellen, kan het zoeken naar en gemakkelijke toegang tot deze informatie tijdrovend zijn.
Dus hoe kan Nalytics mij helpen?
De Nalytics SARs-oplossing biedt een raamwerk waarmee u alle vereiste SAR-activiteiten kunt uitvoeren.
- Van het beheren van gegevens tot het zoeken om alleen die documenten te vinden die relevant zijn voor de SAR
- Om deze documenten te bekijken en gevoelige informatie automatisch te redigeren
- Tot slot, het verpakken van de gegevens voor verspreiding naar de aanvrager.
Nalytics SAR's biedt u een snelle, gebruiksvriendelijke, wizardgestuurde oplossing om uw SAR-responsproces effectief te beheren.
Wat zijn de belangrijkste voordelen voor mij of mijn afdeling bij het gebruik van Nalytics SAR's?
Geaccrediteerd volgens ISO 9001 en ISO 27001, zullen Nalytics SAR's de tijd die nodig is om uw SAR's te verwerken aanzienlijk verkorten, zodat u gemakkelijk de één maand GDPR SAR-responsdeadline kunt halen.
Al deze verzamelde gegevens kunnen 'intrekken' voor de SAR om tegen te werken, kan snel en eenvoudig worden gedaan. Uw SAR-reactieproces, dat doorgaans dagen in beslag kan nemen, kan in uren worden uitgevoerd.
De oplossing stelt u niet alleen in staat om snel en gemakkelijk door al uw bestanden te zoeken om de gegevens van het 'onderwerp' te vinden, maar ook automatisch alle PII van derden (persoonlijk identificeerbare informatie) die niet openbaar mogen worden gemaakt, redigert. Dit omvat niet alleen Microsoft-bestanden, zoals Word of Excel, maar ook e-mails en hun bijlagen, tekstbestanden, pdf's, enzovoort. Afbeeldingen en gescande documenten kunnen ook worden geredigeerd met behulp van de Nalytics OCR-functionaliteit, waarmee u afbeeldingen en gescande documenten naar tekst kunt converteren, zodat de oplossing deze ook kan doorzoeken.
Uw tijd die u besteedt aan het zoeken naar persoonlijke gegevens wordt aanzienlijk verminderd omdat Nalytics SAR's automatische redactie van gevoelige of vertrouwelijke informatie biedt - informatie die bij handmatig zoeken over het hoofd zou kunnen worden gezien.
Wat zijn de resultaten die ik zou kunnen verwachten als ik Nalytics zou gebruiken om SAR's te beheren?
Tijdsbesparing
Door veel van het werk dat gepaard gaat met het reageren op een SAR te automatiseren, bespaart Nalytics tijd en maakt het resources vrij. Potentieel tot 80% tijdwinst op deze taken.
Verbeterde capaciteit
U kunt profiteren van tot 40% hogere productiviteit met Nalytics. Nalytics verhoogt de productiviteit en stroomlijnt uw processen rondom het reageren op een SAR.
Minder risico
Of het opnemen van gevoelige gegevens of afbeeldingen die niet openbaar mogen worden gemaakt, aangezien het hele SAR-reactieproces geautomatiseerd is.
Zet de volgende stap
Neem vandaag nog contact op met Nalanda voor een vrijblijvende demo van de Nalytics SARs-oplossing.
Ontdek hoe organisaties in meerdere bedrijfstakken profiteren van het gebruik van Nalytics SAR's om aanzienlijke tijd, geld en middelen te besparen op hun SAR-responsproces.
